每次都不知道要用什麼工具來做旅遊行程規劃嗎?我非常推薦使用Notion強大的資料彙整功能及漂亮的設計,對於安排旅遊計畫真的超級便利!這次利用Notion規劃日本旅遊行程後,就覺得一定要把這麼好的東西分享給更多人。

還不認識Notion嗎?完整介紹看這篇:

我知道有些朋友可能對於Notion設計架構比較不熟悉,沒關係你可以直接使用我設計並公開分享的模板,把這篇文章當使用說明;但若你想學習更多,舉一反三,甚至把我的模板改得更棒,變成更適合你自己的,那就可以詳細閱讀我的教學。

我設計的模板是免費分享,請安心使用:)

▶︎ Cynthia設計的行程規劃模板連結

接下來就來完整分享我行程規劃頁面的完整架構,跟著我的腳步來認識怎麼實際應用Notion吧!


如何下載分享的模板?

在教學我設計的Notion旅遊規劃模板前,先說明一下如何下載使用Notion模板。

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點擊進去我的模板頁後,在右上方有「Duplicate(複製)」的按鈕,點擊後就可以作為自己的頁面開始使用囉。

這也是我很欣賞 Notion 這個軟體的原因,它提供使用者可以創建模板後,無私地與大家分享,讓好工具幫到更多人。

行程規劃主頁設計

在行程規劃主頁設計上,我會採用「頁面形式」先統整所需資料,同時把「資料庫」也可收納其中,因此主頁就像首頁的概念,尤其重要的東西就直接放在主頁,避免還要一層一層點擊到子頁面才找得到的窘境。
下面為主頁截圖,後面會一一詳細介紹,建議最好的學習方式是直接點開模板對照使用喔。

▶︎ Cynthia設計的行程規劃模板連結

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/ 設計封面主視覺 /

在主頁你可以自己設計喜歡的封面圖標,就像書的封面一樣,呈現專屬這趟旅程的重點。假設我的日本行要去看富士山及賞楓,我就可以從內建圖片中搜尋我要的主題,也可以直接上傳喜歡的照片,點擊圖片位置就可更換。

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/ 代辦事項及重要資訊 /

在主頁的首要內容,我會用「欄位」方式放置代辦事項跟重要資訊。

整趟旅程規劃要能萬無一失,代辦事項就不能忽略,把你過程中需要去執行的要項通通寫上去,每完成一條就打勾,非常有成就感XD 當然完成項目太多想直接刪除也是可以。從上一個項目按Enter跳下一行就會一樣出現To-do list,或是按+,也會出現選項。

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至於右欄重要資訊就看你的需求,像我是放置航班資訊的圖片,又或者你可以放地圖、重要的聯絡資訊等,想以圖或文呈現都可以隨你需求。點擊「+」符號就可以選擇你要放置的內容格式,Notion基礎教學可看這篇

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另外可以利用Notion很棒的區塊式編輯概念來拖曳,輕輕一拉就可以設計成你要的2欄、3欄都沒問題。在手機上閱覽時,會自動切會成單欄模式,非常便利。



/ 行前準備:行李清單 /

在「行前準備」這部分我會以頁面連結方式放「行李清單」及「行程參考資料」,若你有其他行前會用到的資料也可放在這一類別。

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點擊「行李清單」進去後,就可以依據類別填寫自己攜帶物品,目前是我身為新手媽媽帶嫩嬰的清單,你可以依照你的需求做大項及細項調整喔!

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/ 行前準備:行程參考資料 /

行程參考資料是規劃自助海外旅遊很重要的部分,一定會搜集非常多的內容,這時候海量的資訊很雜亂,可以先把它用書籤形式整理在這裡,隨時可以查找。邊搜集當然也可以邊做摘錄寫在下方,隨時體醒自己。

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/ 出發Go! :採購清單/

因為去日本旅行比較單純,所以旅遊過程中用到的資訊,我目前能想到的就只有採購清單,但若像我們之前去摩洛哥,自助難度較高,比較複雜的旅程,過程中的交通轉換或是安全注意事項就也可以整理放在這。

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/ 行程安排 /

這部分就是行程規劃的重頭戲了!所以我會用資料庫形式來整理,資料庫內容可透過不同的Layout,搭配資料篩選等設定,就能透過資料庫分頁整理出不同的資訊頁面,真的超級好用!下面會再獨立完整來介紹。

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行程安排資料庫

在資料庫內存的資料都可以自由編排使用,我共分成4個分頁:

  • 分頁1:行程表
  • 分頁2:景點
  • 分頁3:住宿
  • 分頁4:花費

下面會一一詳細介紹,但因為資料庫是共用,所以我有先提及的就會先在那個分頁做介紹喔。

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/ 分頁1:行程表 /

沒錯!行程表應該是出遊最常拿出來參考的,所以我會放在資料庫分頁的第一頁,但若以編輯邏輯可以以「分頁2:景點」做為首要編輯。

「分頁1:行程表」的Layout我使用的是Board,可以一目了然的知道每日行程的細項,這一格一格的行程內含許多資料,但你可以選擇要顯現什麼項目在Board上面,甚至也可以把Card preview 設為照片(我目前預設),就能讓圖片作為重點。

另外天數多也不擔心,在電腦版跟手機版上都可以左右滑動,方便查看。

點擊行程方塊進去後,就可以看到我目前配置的欄位共有7項,但後面3項主要是與費用相關,我在行程表中就沒有顯示出來,簡單介紹一下:

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因為我日本行程也才6天,不太會用到行事曆這種功能,加上我在描述上可以用時間加文字更完整紀錄,所以就沒加入時間的欄位。但若你行程天數長,甚至有資料庫的其他使用方式,也可考慮加入。

除了以上欄位外,每一個行程當然同時也是一個獨立頁面,下面就能自由填寫內容,我會在這個行程貼上我查找的資料,像是景點的文化介紹、歷史背景、營業資訊,若是百貨公司,我就會放上想去逛的櫃位哈哈。反正你想放什麼都可以。

自助旅行的行程規劃除了Notion,我另外也會搭配Google Map的「我的地圖」,這兩者有點像一文一武的合作概念,Notion可以提供很多資料上的收集及備註,再利用區塊方式編輯及篩選功能,創建出非常精美的計畫書。

而Google Map的「我的地圖」則可以標示出每個景點位置及路線,對於我們自駕來說非常實用,再利用地圖的圖層來區分每一天,若大家有興趣網路上應該找得到不少「我的地圖」教學分享,或是希望我也分享做法,也可以來我FB或IG留言給我喔。



/ 分頁2:景點 /

這個分頁其實可以作為最一開始規劃時,搜集景點的資料庫,通通搜集起來後,再開始填上「第幾天」,出現在「分頁1:行程表」中,並直接拖曳安排順序。

也因此我蠻建議景點加入重點照片,不是單純為了美觀,是因為當你景點搜集多了,光看名字可能早就忘記景點長怎樣,照片可以幫助你記憶,並決定最後是否雀屏中選。

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照片加入方式有兩種:上傳及使用圖片網頁連結,我會選擇圖片的網頁連結,就能避免還要下載再上傳的動作,也不佔用資料庫空間。當然這個行程計劃書若事後變成你的旅遊記錄,當然就可以改放你自己拍的照片囉!

每個行程的相關資料就像我上面說的,可以貼在頁面下方喔。



/ 分頁3:住宿 /

在行程中我獨立拉出來的類別就「景點」跟「住宿」,因為它們是旅程的定錨,決定之後才能安排順序、交通、餐廳等等,但若你是饕客,以吃為重,當然也可以把吃特別拉成一個分頁啦。

住宿部分的「描述」,我預設為地址及電話,若你想加上訂房編號也是可以。每個住宿點擊進去頁面後,下面的自由空間我自己可能就會加入鄰近的停車位置、餐廳等。

另外就是表格形式我拉出「日元」、「台幣」及「台幣結算」,因為住宿往往佔預算很大一個區塊,所以特別拉出方便掌控預算。

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若是像我們比較省一點XD 有時我訂房會選不附早餐,我的作法就會直接備註在飯店名後面,提醒自己要事前準備跟計畫,或是你想寫在描述也是可以。

/ 分頁4:花費 /

來到旅遊行程最現實的地方了哈哈!精打細算可以很重要的,尤其像我金魚腦,又擔心預算爆表,這個花費部分就很重要,你看我為了錢錢設計了3個欄位:「日元」、「台幣」及「台幣結算」就知道XD

先說明一下我的設計邏輯,我一直都有記帳的習慣,但旅遊已經夠忙了,哪可能像平日細到買一杯咖啡、一個麵包都詳細記錄,所以旅行我會以大類別來記帳。這是我思考過後最為簡易又很實用的設計。



有些高手可能會額外再設計一個資料庫,再透過Relation 和 Rollup 功能來串連,來完整紀錄每一個細項。我不這麼做的原因是因為這樣的資料庫若你不懂背後功能的設定,很可能一個疏失就把資料給毀了,再者旅程中真的買一根吉拿棒和可樂也會詳細分開紀錄的人應該不多,只要你還記得記帳就要偷笑了。

以大類別紀錄的方式,收據也能簡單協助你記載金額,所以基本上每一個行程我會當作一個花費的單位,那麼吃、住、購物、交通、作業大抵上都能分類且囊括在內了!

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接下來說明一下欄位,「日圓」部分你可以填上任何你去的國家的貨幣,若是國內旅遊,這一欄位可以省略。另外簡單說明一下,這個欄位的 [Type] 是 [Number],但我 [Number for] 的選項選用的是[Number with commas],而非[Yen],是因為若你直接選擇貨幣,他會強制出現小數點後兩位,我覺得很礙眼,但若你真的很精算,也是可以改設你需要的貨幣別。但[Number with commas] 是我覺得最易於閱讀的選擇。

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「台幣」當然就不用特別介紹,因為有些行程是在台灣就預訂好的,所以也會有台幣的花費出現,例如機票。同上 [Number for] 你也可以選擇 [New Taiwan Dallor]。

最後「台幣結算」則是讓我花錢有感,換算台幣之後比較能知道實際自己花了多少。我這一欄已經設定好算式,只需要依據你使用時的匯率更改[formula]算式後的匯率數字即可。整段旅程可能匯率會有微幅波動,我通常抓比較嚴格的來計算,通常差異不會太大。

記得上面有提到的「採購清單」頁面也是用相同邏輯更改匯率喔!

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另外若是多國旅遊,也可以同邏輯加上另外的貨幣,並在台幣結算的算式再新增就好囉!



結語

以上就是我如何用Notion來規劃旅遊行程,模板我也公開分享在網路上,提供大家免費下載使用,若你有任何想法也很歡迎來我的Instagram或Facebook留言,希望大家都能認識Notion 這麼棒的免費軟體,也能透過活用Notion 讓生活變得更輕鬆美好。

▶︎ Cynthia設計的行程規劃模板連結